PERANCANGAN WORKFLOW DIGITALISASI SURAT KETERANGAN PEKERJAAN BERBASIS LOW-CODE AUTOMATION SEBAGAI SOLUSI ONLINE MAINTENANCE ADMINISTRATION SYSTEM DI RU III PLAJU

ABSTRAK

Proses penerbitan Surat Keterangan Pekerjaan (SKP) merupakan bagian penting dalam administrasi maintenance di Refinery Unit III (RU III) Plaju. Namun, pada kondisi eksisting, proses tersebut masih dilakukan secara manual sehingga menyebabkan waktu proses yang panjang, dominasi aktivitas non–value-added, serta potensi kesalahan administratif. Kondisi ini menunjukkan perlunya perbaikan proses melalui pemanfaatan teknologi digital.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang workflow digitalisasi penerbitan SKP berbasis low-code automation sebagai solusi online maintenance administration system di RU III Plaju. Metode penelitian menggunakan pendekatan Business Process Management (BPM) dengan pemodelan Business Process Model and Notation (BPMN) untuk menggambarkan proses As-Is dan To-Be. Implementasi prototipe dilakukan menggunakan Microsoft Power Automate yang terintegrasi dengan Microsoft Forms dan Excel Online. Evaluasi dilakukan melalui pendekatan before–after comparison dengan indikator value-added time, lead time, dan process cycle efficiency (PCE), serta evaluasi kualitatif melalui expert review dan user acceptance test (UAT) berbasis Technology Acceptance Model (TAM).
Hasil penelitian menunjukkan bahwa digitalisasi workflow SKP mampu menyederhanakan alur proses dan mengeliminasi sebagian besar aktivitas non–value-added. Lead time proses mengalami penurunan yang signifikan dan nilai PCE meningkat secara drastis dari 7,77% menjadi 99,3%, yang menunjukkan berkurangnya aktivitas non–value-added dalam proses administratif, meskipun value-added time meningkat pada aktivitas bernilai tambah akibat pencatatan digital. Hasil evaluasi kualitatif menunjukkan bahwa sistem dinilai layak, mudah digunakan, dan diterima dengan baik oleh pengguna.
Berdasarkan hasil tersebut, dapat disimpulkan bahwa workflow digitalisasi SKP berbasis low-code automation efektif dalam meningkatkan efisiensi dan kualitas proses administrasi maintenance serta berpotensi dikembangkan sebagai bagian dari online maintenance administration system di RU III Plaju.

Kata kunci: digitalisasi workflow, low-code automation, BPMN, Surat Keterangan Pekerjaan, maintenance administration system